Häufige Fragen
Welche Kommunikationswege bietet kutego®?
kutego® bietet dir verschiedene Möglichkeiten, um mit deinen Kunden zu kommunizieren:
- E-Mail-Versand: Du kannst direkt aus der Software heraus E-Mails an einzelne Kunden oder individuell zusammengestellte Kundengruppen senden.
- Automatische Systemnachrichten: Kunden erhalten automatisch Benachrichtigungen wie Buchungsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen oder Terminerinnerungen.
- SMS-Versand: Bei kurzfristigen Änderungen kannst du deine Kunden zusätzlich per SMS informieren.
- Briefversand: Rechnungen, Mahnungen oder andere Dokumente können
automatisch per Briefpost zugestellt werden. In diesem Fall
übernimmt unser Briefdienstleister die postalische Zustellung in
deinem Namen.
Alle versendeten Mitteilungen werden im Reiter Kommunikation dokumentiert und sind dort jederzeit nachvollziehbar.
Wie sende ich eine Nachricht oder E-Mail an einen Kunden?
Öffne das Kundenkonto und klicke oben rechts auf den blauen Button “Kunde kontaktieren”. Du kannst optional Anhänge hinzufügen und eine vorhandene E-Mail-Vorlage verwenden. Nach dem Senden erscheint die Nachricht im Kommunikationsverlauf des Kunden.
Kann ich mehreren Kunden gleichzeitig eine Nachricht senden?
Ja, navigiere zu Kommunikation > Kontaktanfragen und wähle die gewünschten Empfänger für deine Nachricht aus. Optional kannst du eine bestehende Vorlage nutzen, um Inhalte effizient und einheitlich zu versenden. Alternativ hast du die Möglichkeit, über Kommunikation > Mitteilungen > Übersicht Mitteilungen bestehende Kundengruppen, Empfängergruppen oder Kurstermine mit einer einzigen Nachricht gesammelt zu kontaktieren.
Wie kann ich E-Mail-Vorlagen anlegen oder bearbeiten?
In kutego® wird zwischen System-E-Mail-Vorlagen und eigenen Mitteilungsvorlagen unterschieden:
- System-E-Mails bearbeiten: Wenn du bestehende System-E-Mails, wie z. B. Buchungsbestätigungen, Rechnungsversand oder Mahnungen, im Text anpassen möchtest, öffne Unternehmen > System-E-Mails > E-Mail-Vorlagen. Dort kannst du die Texte aller automatischen Systemnachrichten bearbeiten und individuell an deinen Kommunikationsstil anpassen.
- Eigene Mitteilungsvorlagen erstellen: Um eigene Vorlagen für deine Kundenkommunikation zu erstellen – z. B. Erinnerungen vor Kursterminen oder Feedbackanfragen nach Kursende – gehe zu Kommunikation > Mitteilungen > Übersicht Mitteilungen und klicke auf den blauen Button „Anlegen“. Aktiviere den Schalter „Vorlage: Ja“, trage den gewünschten Betreff und E-Mail-Text ein und nutze bei Bedarf Platzhalter. Nach dem Speichern steht dir die Vorlage dauerhaft für deine Kundenkommunikation zur Verfügung.
Wie kann ich eine Vorlage für automatische Systemmails ändern?
Automatische Nachrichten wie Buchungsbestätigungen, Rechnungsversand oder Mahnungen werden über System-Vorlagen gesteuert. Diese findest du unter Unternehmen > System-E-Mails > E-Mail-Vorlagen. Dort kannst du Betreff und Text individuell anpassen. Die Änderungen wirken sich automatisch auf alle zukünftigen Systemnachrichten aus. Durch Änderungen an einer bestehenden System-Mailvorlage wird eine “eigene Mailvorlage” angelegt, die immer priorisiert berücksichtigt wird.
Wie kann ich Anhänge in Nachrichten verwenden?
Wenn du eine Mitteilung oder Kontaktanfrage schreibst, kannst du über „Anhang hinzufügen“ beliebige Dateien (z. B. PDF) beifügen. kutego® speichert den Versand mit Anhang automatisch im Kommunikationsverlauf, sodass du jederzeit nachvollziehen kannst, welcher Kunde welches Dokument erhalten hat. Wenn du eine Mitteilungsvorlage mit Anhang verwendest, wird der Anhang beim Versenden automatisch übernommen.
Wie kann ich sehen, ob eine Nachricht erfolgreich zugestellt wurde?
Im Kundenkonto > Reiter “Kommunikation” kannst du den Versandstatus jeder Nachricht einsehen. Dort wird angezeigt, ob eine E-Mail zugestellt, nicht zustellbar oder geöffnet wurde. Fehlgeschlagene Zustellungen werden mit einem Hinweis versehen, damit du die E-Mail-Adresse prüfen und den Fehler gegebenenfalls korrigieren kannst. Kundenübergreifend findest du diese Übersicht unter Unternehmen > System E-Mails > Versendete E-Mails.
Wie kann ich Nachrichten zeitversetzt versenden?
Beim Erstellen einer Mitteilung kannst du den Versandzeitpunkt auf „Später senden“ setzen. Wähle Datum und Uhrzeit aus, zu der die Nachricht automatisch versendet werden soll. kutego® sorgt dafür, dass der Versand zur gewählten Zeit automatisch erfolgt – auch wenn du nicht eingeloggt bist.
Wie kann ich Serienmails an eine bestimmte Kundengruppe senden?
Erstelle über Kommunikation > Mitteilungen > Übersicht Mitteilungen eine neue Nachricht. Wähle im Empfängerfilter z. B. Kunden eines bestimmten Kurses oder eine spezielle Kundengruppe / Empfängergruppe aus. Formuliere deine Nachricht oder nutze eine Vorlage. kutego® versendet die Serienmail personalisiert an jeden Empfänger.
Wie kann ich meine Signatur in E-Mails anpassen?
Unter Kommunikation > Einstellungen kannst du deine persönliche E-Mail-Signatur hinterlegen. Diese wird automatisch an jede ausgehende Nachricht angehängt.
Wie kann ich automatische Erinnerungen an Termine oder Kurse einrichten?
In jeder Kategorie kannst du festlegen, ob Teilnehmer vor Kurs- oder Einzelterminen automatisch am Vortag erinnert werden sollen. kutego® verschickt die Erinnerung automatisch per E-Mail oder optional per SMS an alle gebuchten Teilnehmer.
Wie kann ich meine Standard-Absenderadresse festlegen?
Unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Versand kannst du deine Absenderadresse definieren. Aktiviere den SMTP-Versand für diese E-Mailadresse und hinterlege die entsprechenden Einstellungen. Alle System-E-Mails werden über diese eingestellte Absender-E-Mail-Adresse versendet.
Wie kann ich verhindern, dass Nachrichten doppelt versendet werden?
kutego® prüft automatisch, ob identische Nachrichten an denselben Empfänger innerhalb kurzer Zeit verschickt werden. So vermeidest du unbeabsichtigte Doppelversendungen.
Wie kann ich verhindern, dass Kunden auf Systemnachrichten antworten?
Wenn du keine Antworten auf automatische Nachrichten erhalten möchtest, kannst du unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Versand eine No-Reply-Adresse hinterlegen. Dadurch werden Rückmeldungen auf Systemmails vermieden – bedenke jedoch, dass dadurch auch wichtige Antworten verloren gehen könnten.
Wie kann ich Textbausteine oder häufig verwendete Nachrichten speichern?
Unter Kommunikation > Mitteilungen > Übersicht Mitteilungen kannst du Vorlagen für wiederkehrende Nachrichten erstellen und speichern. Diese Vorlagen lassen sich beim Verfassen einer Nachricht bequem über das Auswahlfeld „Text aus Vorlage übernehmen“ einfügen. So sparst du Zeit und gewährleistest eine konsistente Kommunikation.
Wie werden versendete Nachrichten dokumentiert?
Jede versendete Nachricht – ob automatisch oder manuell – wird im Kundenkonto > Kommunikation dokumentiert. Du findest dort Absender, Empfänger, Versanddatum, Zustellstatus und ggf. Anhänge.Diese lückenlose Dokumentation stellt sicher, dass jede Kommunikation mit dem Kunden nachvollziehbar bleibt. Eine kundenübergreifende Übersicht findest du unter Unternehmen > System E-Mails > Versendete E-Mails.
Über welche E-Mail-Adresse werden Nachrichten aus kutego® versendet?
Alle Nachrichten, die du aus kutego® heraus an deine Kunden sendest, werden über die E-Mail-Adresse versendet, die du unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Versand in den SMTP-Einstellungen hinterlegt hast. Diese Adresse dient als zentraler Absender für alle E-Mails, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter die Nachricht auslöst.
Sind alle Kommunikationsvorgänge DSGVO-konform gespeichert?
Ja. Alle über kutego® versendeten Nachrichten werden datenschutzkonform gespeichert. Sie sind nur für berechtigte Benutzer innerhalb deines Unternehmens sichtbar. Zudem werden alle Kommunikationsvorgänge revisionssicher dokumentiert, sodass du jederzeit nachweisen kannst, wann und in welchem Zusammenhang eine Nachricht versendet wurde.